Era teknologi dan informasi berkembang dengan sangat cepat belakangan ini. Ada banyak kerugian dan keuntungan yang timbul pada era ini, terutama untuk bisnis. Teknologi memang bisa membantu bisnis agar bisa berkembang dengan sangat cepat. Salah satunya dengan penggunaan sistem ERP atau Enterprise Resource Planning System. Apa itu sistem ERP? berikut penjelasannya:
Apa Itu ERP?
ERP atau Enterprise Resource Planning adalah sebuah aplikasi sistem yang akan membantu proses bisnis anda berjalan secara otomatis serta meningkatkan performa dan organisasi bisnis yang sudah berjalan.
Secara singkatnya, sistem ERP merupakan suatu sistem database yang didapatkan dari setiap departement perusahaan anda. Misalnya, departement penjualan, keuangan, purchasing, dan lain sebagainya sehingga proses semua departement dapat menjadi satu dalam menjalankan fungsi perusahaan.
Semua informasi yang didapatkan dari setiap departement dari sistem ERP akan diteruskan kepada pemimpin perusahaan. Anda dapat melihat bagaimana proses setiap departement berjalan dan terhubung sehingga anda bisa lebih fokus membuat perencanaan untuk menghemat pengeluaran dan meningkatkan produktivitas.
Sistem ERP akan membantu bisnis anda berjalan lebih efisien jika anda dapat menerapkannya dengan benar.
Ketahui Perkembangan Penggunaan Sistem ERP Untuk Bisnis
Sebelum tahun 1970-an, sistem ERP sudah berkembang dan berguna untuk bisnis. Awalnya, sistem ERP bisa disebut dengan nama Material Requirement Planning atau MRP yang hanya merencanakan dan menjadwalkan produksi pada pabrik.
10 tahun kemudian atau pada tahun 1980-an, sistem MRP berkembang lebih pesat hingga menjadi sistem ERP dengan bisa menjadi sistem bagi berbagai departement dan menghubungkan satu sama lain.
Data juga menunjukkan kalau pendapatan perusahaan software ERP juga meningkat setiap tahunnya, terlebih sejak 2020. Hingga tahun 2024, diperkirakan total pendapatan ini akan terus meningkat.
Dari data tersebut, dapat ditarik kesimpulan kalau penggunaan sistem ERP untuk bisnis terus berkembang setiap tahunnya. Hal ini tidak terlepas dari perkembangan teknologi internet yang berkembang dengan cuku pesat.
Keunggulan Sistem ERP untuk Bisnis
Pada dua poin sebelumnya, anda sudah mengetahui pengertian dan perkembangan dari ERP. Bukan hanya itu, anda juga harus mengetahui keunggulan penggunaan sistem ERP untuk bisnis yang anda miliki.
1. Menghemat Biaya
Fungsi utama dari sistem ERP adalah melakukan otomatisasi untuk pekerjaan kecil yang berulang. Sistem ERP akan membantu mengurangi kesalahan dalam operasi bisnis anda sehingga dapat menghemat biaya yang tidak perlu.
Bisnis yang rumit juga membutuhkan karyawan dalam jumlah yang tidak sedikit. Dengan adanya sistem ERP, jumlah karyawan bisa sedikit dikurangi sehingga menghemat gaji yang harus anda keluarkan.
Dari penghematan biaya tersebut, anda bisa mengalokasikan dana untuk keperluan lain. Bisnis anda akan berjalan dengan efisien kalau menggunakan sistem ERP.
2. Alur Kerja Menjadi Jelas
Kejelasan alur kerja akan membantu semua orang yang ada di dalam bisnis. Sebagai pimpinan, anda jadi lebih mudah mengambil keputusan. Karyawan juga jadi lebih gampang mengikuti intruksi dari anda.
Sistem ERP dapat membantu alur kerja bisnis anda menjadi jelas karena dengan satu akses ke sistem akan membuat data dari semua departement terlihat. Pekerjaan juga bisa lebih cepat untuk dilaksanakan.
3. Membantu Analisa
Anda bisa mengembangkan bisnis dari data yang didapatkan. Namun, jika anda bisa mengambil keputusan dengan membaca data itu. Sistem ERP akan membantu anda untuk membaca data itu. Sistem ERP dapat membaca data KPI atau Key Performance Indikator, data penjualan, data keuangan, hingga data stok.
Karena bisa mencakup semua hal, sistem ERP akan membantu anda untuk memahami perubahan atau masalah yang ada pada bisnis anda sehingga bisa membantu anda untuk menganalisa tindakan yang harus diambil.
4. Pengambilan Keputusan
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya kalau sistem ERP dapat membaca data dari semua departement. Yang lebih hebatnya lagi, sistem ERP dapat membaca data dalam “real time” atau saat itu juga.
Hal ini akan membantu anda dalam mengambil keputusan yang tepat dalam mengembangkan bisnis dan operasional.
5. Menjaga Keamanan Data
Ada banyak data perusahaan yang harus dijaga, seperti data keuangan atau audit perusahaan. Keuangan perusahaan sangat penting karena bisa terjadi korupsi dari karyawan di departement tersebut.
Selain itu, sistem keuangan bisnis anda juga mungkin sering berubah-ubah. Namun, sistem ERP dapat menjaga keamanan data karena dapat membaca data dan membuat pekerjaan berjalan otomatis.
Dengan sistem ERP, kemanan data menjadi terjamin karena kesalahan dari para karyawan dapat ditekan sedikit mungkin.
6. Mengurangi Risiko
Risiko yang ada pada bisnis tetap bergantung pada para pelaksananya, yaitu anda dan para karyawan. Namun, sistem ERP dapat membantu menganalisa manajemen risiko yang harus anda hadapi dan dapat anda kurangi.
Dapat membaca data dan melakukan otomatisasi menjadi salah satu cara sistem yang satu ini untuk membantu mengurangi risiko kesalahan. Karena semua data juga harus diinput ke dalam sistem ERP, maka risiko kehilangan dan kerugian lain juga dapat dicegah.
7. Potensi Pertumbuhan dan Fleksibilitas
Dengan kemampuan membaca data yang akurat, sistem ERP dapat membaca apa yang bisnis anda butuhkan saat ini dan pada masa depan. Sistem ERP akan membantu potensi pertumbuhan bisnis anda.
Tidak hanya itu, sistem ERP juga akan membantu fleksibilitas bisnis anda sehingga perkembangannya juga menjadi lebih cepat.
8. Menjaga Hubungan Pelanggan
Sistem ERP juga bisa membaca data pelanggan, seperti apa yang paling sering dibeli oleh pelanggan dan apa yang menjadi keputusan pelanggan untuk membeli, baik itu diskon atau promo lainnya.
Dengan kemampuan ini, sistem ERP bisa membantu bisnis anda untuk menjaga hubungan dengan pelanggan.
Jenis Modul ERP Untuk Bisnis
Sistem ERP juga memiliki modul yang berfungsi untuk bagian tertentu dalam suatu bisnis. Tentu saja setiap modul akan membantu bisnis anda berkembang lebih cepat dan memudahkan pekerjaan setiap staff yang ada. Inilah jenis modul ERP untuk bisnis yang harus anda ketahui:
1. Modul Accounting Management
Keuangan sangat penting bagi setiap perusahaan sehingga akan membutuhkan manajemen akunting yang dapat bekerja dengan efisien. Anda harus tahu arus kas, utang dan piutang, dan berbagai transaksi lainnya yang terjadi dalam perusahaan anda.
Ada modul sistem ERP yang bisa menjalankan sistem akunting dengan lebih efisien sehingga anda dapat mengetahui keuangan perusahaan dengan lebih detail.
2. Modul Inventory Management
Seperti namanya, modul inventory management merupakan sistem ERP yang akan mencatat semua stok, baik bentuk fisik, aset, ataupun digital yang bisnis anda miliki. Manajemen stok, gudang, pengambilan, pengemasan, dan pengiriman menjadi fitur yang anda dalam modul yang satu ini pada sistem ERP.
3. Modul Manufacturing Management
Dalam membuat suatu produk, butuh perencanaan yang tidak sedikit agar dapat menghasilkan dalam jumlah yang banyak dengan pengeluaran yang sekecil-kecilnya. Modul manufacturing management akan membantu departement pabrik untuk merencanakan produksi, mengatur rute produksi, dan memantau bahan baku.
4. Modul Purchasing Management
Bisnis anda setidaknya akan butuh supplier agar bisa membuat produk tertentu. Tidak hanya produk, menjual jasa juga membutuhkan bantuan dari supplier. Modul purchasing management akan membantu proses pembelian barang menjadi lebih mudah dan efisien.
5. Modul Warehouse Management
Kalau bisnis anda harus menyimpan benda fisik, maka akan membutuhkan gudang. Dalam gudang tersebut, harus ada karyawan yang mencatat stok, memantau barang masuk, dan barang yang keluar.
Sistem ERP dengan modul warehouse management akan membantu anda dan para karyawan agar bisa menjalankan semua proses dengan lebih efisien. Fitur yang ada pada modul ini adalah pelacakan, perpindahan, pengiriman, dan bill of materials.
6. Modul Supply Chain Management
Supply chain merupakan proses berkesinambungan dari supplier, stok, proses produksi, hingga penyimpanan barang. Dalam proses produksi, supply chain management sangat penting dan cukup kompleks.
Untungnya, sistem ERP juga punya modul supply cain management dengan fitur untuk melacak proses produksi, pengiriman bahan baku, stok, dan pengiriman barang. Modul ini sangat penting untuk mencegah berbagai kesalahan.
7. Modul Project Management
Khusus untuk bisnis yang bergerak konstruksi atau yang bergerak berdasarkan project akan membutuhkan modul project management dari sistem ERP. Modul yang satu ini akan membantu mencata kinerja karyawan, mengatur anggaran proyek, dan mebuat jadwal rencana proyek.
8. Modul Customers Relationship Management
Anda pasti tahu pentingnya menjaga hubungan dengan para customer bagi perkembangan bisnis. Mengirim email secara otomatis, merekam riwayat pembelian, melihat pola perilaku customer, dan lain sebagainya terdapat dalam modul customers relationship management.
9. Modul Sales Management
Pekerjaan menjadi sales tidaklah hanya menjual saja, tetapi juga menyiapkan faktur pajak, penawaran, invoice, laporan penjualan, dan lain sebagainya. Sistem ERP akan membantu performa sales menjadi lebih baik dalam menyiapkan semua hal yang dibutuhkan.
10. Modul Human Resource Management
Anda tidak akan bisa mengawasi semua karyawan anda. Karena itu, gunakan modul human resource management dari sistem ERP untuk memantau pekerjaan karyawan. Fitur utama dari modul ini adalah melacak jam masuk dan jam pulang, serta performa karyawan.
Bagaimana Proses Sistem ERP Bekerja?
Sistem ERP bisa dibilang sebagai sesuatu yang tidak terlihat, meski bisa membantu meningkatkan performa bisnis. Lalu, bagaimana proses sistem ERP bekerja? Sebagai pemilik bisnis, tentu saja anda harus tahu proses sistem ERP bekerja.
1. Penentuan Data Standar
Setiap bisnis memiliki aspek yang berbeda-beda sehingga membuat data standar pada sistem ERP juga jadi berbeda. Setiap departement harus memasukkan informasi yang diperlukan. Informasi ini akan bisa dilihat oleh semua departement untuk menjaga kesenimbangunan pekerjaan.
Contohnya, bank harus mengetahui berapa jumlah uang yang disetor nasabah, siapa yang menyetor, siapa yang menerima, dan kemana uang tersebut akan diproses. Semua informasi ini harus masuk ke dalam sistem ERP sehingga bisa terlihat oleh semua orang yang berkepentingan dan manajemen.
2. Data akan Dibaca Setiap Departement
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, semua informasi atau data yang masuk dari satu departement akan dibaca oleh semua departement sehingga dapat melihat proses yang sedang ada pada departement lain. Departemen yang bersangkutan dapat mempersiapkan diri sebelum proses selanjutnya berjalan.
Dengan begini, komunikasi antar departement dapat terus terjaga dengan baik. Contohnya, pabrik pembuatan botol plastik dimana departement produksi harus menunggu bahan baku dari departement purchasing.
Departement produksi akan langsung mengetahui kalau departement purchasing sudah melaksanakan tugasnya sehingga bisa langusng bersiap untuk kerja.
3. Butuh Semua Departement
Semakin banyak departement yang menggunakan sistem ERP, maka semakin terhubung dengan departement yang lain. Kondisi ini membuat sistem ERP dapat memberikan nilai yang tertinggi untuk perusahaan. Maka dari itu, sistem ERP akan lebih efektif bila digunakan pada semua departement dalam bisnis anda.
Bisnis Apa Saja yang Bisa Menggunakan Sistem ERP?
Ada banyak bisnis di dunia ini, mulai dari bisnis manufaktur, finansial, perdagangan, komoditas, dan masih banyak lagi yang lain. Lalu, bisnis apa saja yang bisa menggunakan sistem ERP? Jangan sampai bisnis anda tidak bisa menggunakannya.
1. Jasa Keuangan
Bisnis jasa keuangan membutuhkan sistem ERP untuk menjalankan departement akunting. Bidang jasa keuangan juga pasti akan butuh customer yang bisa dicatat dengan sistem ERP.
2. Fashion
Ada banyak model, ukuran, serta jenis dalam produk fashion. Selain itu, setiap customer juga memiliki pola perilaku yang berbeda-beda. Sistem ERP akan sangat membantu dalam menjalankan bisnis fashion.
3. Edukasi
Punya banyak murid berarti harus mencatat semua data mereka, mulai dari profil murid, keterlambatan, hingga nilai. Menggunakan sistem ERP akan sangat membantu para guru dan staff.
4. Logistik dan Transportasi
Anda sudah tahu kalau sistem ERP dapat mencatat pengiriman barang sehingga akan sangat berguna untuk bisnis logistik dan transportasi.
5. Retail
Bisnis retail akan menyimpan banyak barang dari berbagai jenis sesuai kebutuhan pembeli. Agar bisnis dapat berjalan dengan cepat, sistem ERP akan membantu mencatat stok barang, proses pembelian, pola perilaku pembeli, dan lain sebagainya.
6. Teknologi
Menjual software atau berbagai teknologi akan sangat membutuhkan sistem ERP agar dapat berjalan secara otomatis dan digital.
7. Kesehatan
Rumah sakit, klinik, apotek dan praktek pribadi harus mencatat riwayat berobat pasien dan banyak stok obat yang tersedia. Gunakan sistem ERP untuk memudahkan pekerjaan tersebut.
Beberapa contoh perusahaan atau bisnis yang menggunakan sistem ERP, Anda bisa mempelajari secara lengkap 12 Contoh Penerapan Sistem ERP Untuk Perusahaan.
Kapan Menentukan Penggunaan Sistem ERP untuk Bisnis?
Bisnis juga melalui berbagai tahapan, mulai dari tahap awal pembangunan hingga tahap sukses. Setiap bisnis akan melalui tahap yang berbeda-beda tergantung jenis bisnisnya. Lalu, kapan bisnis anda bisa menggunakan sistem ERP?
1. Saat Masih Belum Berkembang Secara Teknologi
Perkembangan zaman yang sangat cepat ini, bisnis tidak boleh kalah agar tetap berjalan. Salah satu cara untuk mempercepat proses bisnis anda adalah dengan menggunakan sistem ERP.
Anda sudah tahu berbagai fungsi dari sistem ERP untuk meningkatkan efisiensi alur bisnis yang belum berkembang secara teknologi.
2. Terjadi Banyak Kesalahan
Ada banyak faktor yang membuat karyawan melakukan banyak sekali kesalahan. Mungkin ini saatnya anda menggunakan sistem ERP untuk memantau karyawan anda untuk menemukan penyebab kesalahan tersebut.
3. Data Tidak Akurat
Anda sering kali salah membaca data yang anda dapatkan? sudah saatnya anda untuk menggunakan sistem ERP agar bisa membaca dengan lebih akurat, serta lebih terukur dan lebih valid.
4. Departement yang Tidak Terintegrasi
Departement yang satu dengan yang lain sering salah paham dan kurang bisa bekerja sama, menjadi pertanda kalau sistem ERP sudah harus anda terapkan. Departement yang tidak terintegrasi dalam waktu lama akan merugikan bisnis dari segi waktu.
Cara Memilih Sistem ERP yang Tepat
Anda sudah tahu berbagai jenis modul ERP yang ada. Selain itu, anda juga tahu bisnis apa saja yang bisa menggunakan sistem yang satu ini. Langkah selanjutnya adalah memilih sistem ERP yang tepat untuk meningkatkan performa bisnis anda.
1. Memilih Developer Berpengalaman
Pastinya anda ingin mendapatkan sistem ERP yang dapat berjalan dengan benar. Karena itu, pilihlah developer yang juga berpengelamanan untuk membuat sistem ERP untuk bisnis anda. Selain itu, developer yang sudah berpengalaman pasti akan memiliki layanan support yang lebih memudahkan Anda.
Carilah jejak rekam developer di website dan media sosial. Lihat juga testimoni dari pelanggan pengguna jasa developer seeblumnya.
2. Perhatikan Fitur ERP
Menggunakan sistem ERP untuk bisnis juga membutuhkan percobaan atau “trial and error”. Anda harus memperhatikan fitur sistem ERP yang sesuai dengan bisnis anda. Semakin tepat fitur ERP yang digunakan untuk bisnis anda, maka proses “trial and error” dapat dikurangi.
Anda juga dapat berkonsultasi dengan developer yang profesional untuk memastikan fitur yang cocok untuk bisnis anda terlebih dahulu.
3. Meminta Percobaan
Karena butuh percobaan atau “trial and error”, mintalah developer untuk membuat perencanaan beberapa sistem ERP terlebih dahulu agar dapat menemukan sistem yang cocok untuk bisnis anda. Usahakan juga untuk minta revisi jika sistem ERP tersebut tidak dapat berjalan dengan benar.
Berikut Rekomendasi Jasa Sistem ERP
Itulah berbagai hal tentang sistem ERP yang harus anda ketahui sebelum menerapkannya dalam bisnis anda. Secara keseluruhan, sebenarnya sistem ERP akan sangat berguna untuk membantu mengembangkan bisnis.
Oleh karena itu, Anda membutuhan Jasa pembuatan sistem ERP yang sudah berpengalaman dan memiliki tim support yang mumpuni agar mempermudah Anda dalam merencanakan sistem ERP.
Livinode menjadi salah satu jasa sistem ERP terpercaya yang sudah memiliki pengalaman dalam pembuatan sistem ERP berkualitas. Kami tidak memberikan layanan dan solusi untuk pembuatan sistem yang dapat berintegrasi satu sama lain untuk kebutuhan perusahaan, namun kami juga memberikan support penuh untuk kebutuhan sistem ERP anda.
Tidak hanya menyediakan layanan yang sesuai kebutuhan Anda, Livinode siap menjadi partner untuk kebutuhan sistem ERP yang lebih baik kini dan nanti.
