Penerapan sistem ERP perusahaan lebih mudah menjalankan sistematisasi bisnis, selain itu semua data tersimpan dengan aman dan tepat sebab sistem ERP memiliki kualitas database yang lebih baik.
ERP atau Enterprise Resource Planning adalah suatu sistem yang mengembangkan dan membuat proses bisnis berjalan secara otomatis. Sistem ERP akan membantu memberikan masukan, mengatur karyawan, dan mengumpulkan data dari setiap departement perusahaan.
Semakin berkembangnya teknologi dan internet saat ini membuat penggunaan sistem ERP juga berkembang dengan cukup pesat. Tentu saja yang menjadi pertanyaan adalah bagaimana penerapan, keunggulan, kegunaan, dan integrasi sistem ERP dalam bisnis anda?
Keunggulan Sistem ERP Untuk Perusahaan
Sistem ERP pastinya menawarkan sejumlah keunggulan bagi bisnis anda. Apapun jenis bisnis anda, baik retail, kesehatan, makanan, teknologi, atau jasa, sistem ERP bisa menunjukkan keunggulan berikut ini:
1. Menghemat Biaya
Secara manual, proses bisnis butuh banyak biaya mulai dari membayar karyawan hingga biaya ketika karyawan melakukan kesalahan. Fungsi dari sistem ERP adalah untuk memudahkan proses bisnis tersebut menjadi berkesinambungan dan otomatis.
Kesinambungan dan otomatisasi yang dibuat oleh sistem ERP akan membuat perusahaan tidak perlu merekrut banyak karyawan serta bisa mengurangi kesalahan yang tidak perlu. Dengan kata lain, keunggulan ini akan membuat anda menghemat biaya untuk proses bisnis.
2. Alur Kerja yang Lebih Mudah
Dalam suatu organisasi bisnis, satu divisi harus bisa bekerja sama dengan divisi lain. Sistem ERP akan membuat dua divisi dapat bekerja dengan baik. Karena membuat kesinambungan antar dua divisi juga menjadi fungsi dari sistem ERP.
Dengan alur kerja yang menjadi lebih mudah, pekerjaan juga menjadi lebih gampang sehingga performa perusahaan dan bisnis bisa meningkat.
3. Membantu Analisa dan Memberi Masukan
Semua data perusahaan dari divisi manapun akan masuk ke dalam sistem ERP sehingga anda bisa langsung melihat data dari semua divisi secara langsung atau “real time”. Tidak hanya membuat anda bisa memantau semua data, sistem ERP akan membantu memberikan masukan.
Sistem ERP bisa membantu memberikan analisa hingga masukan tentang hal yang harus anda lakukan di saat ini dan di masa depan. Tentu saja keputusan akhir berada di tangan anda.
4. Membantu Mengurangi Risiko
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya kalau sistem ERP akan membantu analisa dan memberi masukan sehingga bisa membantu anda mengurangi risiko kesalahan dalam membaca data atau kesalahan pekerjaan.
5. Potensi Perkembangan Bisnis
Dengan mengetahui hal yang harus anda lakukan dari membaca data saat ini, anda bisa membesarkan skala bisnis dalam waktu yang cukup singkat. Inilah keunggulan menggunakan sistem ERP.
6. Mempertahankan Pelanggan
Setiap bisnis tentunya membutuhkan pelanggan, hal ini berkaitan dengan perputaran dalam bisnis sehingga menghasilkan. Butuh usaha yang tidak sedikit agar bisa mendapatkan pelanggan baru sekaligus mempertahankan kesetiaan pelanggan lama.
Sistem ERP dapat membantu anda mengetahui pola perilaku customer ketika membeli, memberikan saran promo yang menarik, dan lain sebagainya yang berhubungan dengan menjaga hubungan dengan customer.
Kenali Kegunaan Sistem ERP Perusahaan untuk Kelancaran Bisnis
Fungsi utama dari diciptakannya sistem ERP adalah untuk melancarkan proses bisnis, apapun jenis bisnisnya. Namun, sebagai pemilik bisnis, tentu saja anda harus mengetahui kegunaan sistem ERP untuk bisnis terlebih dahulu sebelum menggunakannya.
1. Memantau Proses Bisnis
Anda hanyalah satu orang, sedangkan bisnis memiliki banyak divisi, mulai dari keuangan, produksi, sumber daya manusia, purchasing, gudang atau warehouse, dan masih banyak lagi. Tidak mungkin untuk mengawasi semuanya sendirian.
Tentu saja anda bisa mendelegasikan tugas pengawasan pada para manager. Namun, tentu tidak akan terlihat benar kalau anda tidak tahu proses yang berjalan di perusahaan anda.
Inilah salah satu kegunaan sistem ERP, yaitu membuat proses bisnis jadi lebih mudah untuk dilihat karena terekam di dalam sistem. Anda dan para manager dapat melihat proses yang sedang berjalan serta memantau kinerja karyawan.
Jadi, anda bisa mengambil keputusan secara cepat sesuai dengan keadaan yang sedang berlangsung saat itu juga.
2. Mengintegrasi Semua Proses Bisnis
Salah satu kegunaan dari sistem ERP yang sangat bermanfaat adalah membuat semua proses bisnis antar divisi dapat terintegrasi atau menyambung. Dengan begini, pekerjaan menjadi lebih mudah dan kinerja karyawan dapat meningkat.
Secara tidak langsung, tentu saja kegunaan ini akan membuat bisnis anda bisa bergerak dengan lebih cepat sehingga menghasilkan lebih banyak keuntungan.
3. Otomatisasi
Sistem ERP juga akan membantu bisnis anda berjalan secara otomatis, terutama untuk pengaliran data dan informasi dari satu divisi ke divisi lain. Dalam bisnis, kesalahan manusia atau “human error” merupakan hal yang sering terjadi sehingga dapat membuang waktu dan uang.
Dengan bantuan sistem ERP, kesalahan manusia dapat dikurangi karena sebagian pekerjaan juga sudah berjalan secara otomatis. Kerugian dapat dihindarkan dan kinerja dapat ditingkatkan.
4. Membuat Perencanaan
Sesuai namanya, Enterprise Resource Planning, berarti fungsi utama dari sistem ini memang membuat perencanaan. Dengan kemampuan membaca data dari sistem ERP, anda bisa membuat perencanaan matang untuk masa depan ataupun hal yang harus anda lakukan saat ini.
Memahami Sistem ERP Perusahaan Berdasarkan Ukuran Bisnis
Ada banyak fase dalam membangun bisnis, mulai dari bisnis kecil hingga menjadi bisnis dengan skala yang besar. Setiap fase membutuhkan penerapan sistem ERP yang berbeda-beda. Pahami sistem ERP yang cocok untuk perusahaan anda berdasarkan ukuran bisnisnya.
1. Bisnis Skala Kecil
Bisnis skala kecil harus memetakan kebutuhan dalam menggunakan sistem ERP sehingga lebih berorientasi pada fungsi. Dengan begini, anda bisa menghemat pengeluaran yang tidak perlu dan melakukan pelatihan untuk karyawan yang lebih hemat.
Tentu saja, semakin berkembangnya bisnis akan mengharuskan anda untuk meningkatkan sistem ERP yang anda miliki. Namun, anda dapat mempertimbangkan menggunakan hybrid ERP.
Hybrid ERP merupakan suatu sistem ERP dengan server yang berada di kantor pusat sehingga lebih cocok untuk anda yang belum memiliki kantor cabang. Namun, hybrid ERP mudah dipecah jika anda sudah memiliki kantor cabang.
2. Bisnis Skala Menengah
Skala yang sudah mulai berkembang, meski tidak terlalu besar membuat anda membutuhkan sistem ERP yang lebih mumpuni lagi. Jika bisnis anda juga memiliki kantor cabang, maka sistem cloud ERP dapat anda gunakan.
Cloud ERP merupakan sistem ERP dengan server jarak jauh yang bisa dikendalikan oleh pihak ketiga. Jika ada gangguan dalam sistem ERP, maka pihak ketiga yang akan bertanggung jawab untuk memperbaikinya.
Karena masih dalam tahap pertumbuhan, anda tentu saja butuh divisi yang lebih fokus dalam perkembangan perusahaan dibandingkan mengurusi sistem ERP. Karena itu, pihak ketiga akan cocok untuk bisnis yang masih berkembang. Namun, sudah memiliki modal untuk membayar pihak ketiga.
3. Bisnis Skala Besar
Untuk bisnis skala besar, anda butuh sistem ERP yang dapat mendukung semua proses divisi agar dapat bekerja dengan optimal. Karena itu, pilihlah sistem ERP dengan server yang berada di kantor pusat yang dapat dikendalikan oleh pihak ketiga.
Membuat sistem ERP dengan fitur yang lengkap untuk setiap divisi sehingga dapat membuat proses bisnis dapat berjalan dengan lebih cepat.
Anda juga bisa melihat beberapa contoh sistem serta penjelasannya berikut artikel mengenai 12 Contoh Sistem ERP Untuk Perusahaan.
Jenis Penerapan Sistem ERP Perusahaan
Kalau anda sudah mengetahui gunanya menggunakan sistem ERP serta tahu yang tepat untuk ukuran bisnis anda, maka selanjutnya anda juga harus tahu jenis penerapan sistem ERP untuk perusahaan anda.
1. Keuangan
Data keuangan, seperti arus kas, utang, piutang, aset, dan lainnya dapat direkam di dalam sistem ERP. Rekam jejak data dan informasi tersebut tidak akan hilang sehingga lebih aman dari korupsi atau kesalahan karyawan.
2. Purchasing
Baik bisnis jasa ataupun barang fisik akan membutuhkan supplier untuk mengirimkan barang yang dibutuhkan. Sistem ERP dapat mencatat informasi tentang supplier yang pernah bekerja sama, mulai dari harga, alamat supplier, hingga banyaknya barang yang pernah dikirim supplier.
3. Sistem Gudang
Kalau anda harus menyimpan barang fisik, maka tentu saja anda membutuhkan gudang. Barang yang masuk dan keluar perlu dicatat. Untuk menghindari kesalahan mencatat barang, sistem EPR dapat membantu mengurangi kesalahan tersebut.
4. Penjualan
Sistem ERP juga dapat diterapkan pada sistem penjualan, seperti membuat faktur pajak, penawaran, promo, dan mengetahui pola perilaku pembeli. Tidak hanya menjual, sistem ERP juga dapat membuat data yang akan membantu anda menjaga hubungan dengan para pembeli.
5. Manajemen Karyawan
Sistem ERP dapat menilai kinerja karyawan sehingga anda juga akan mengetahui karyawan mana yang memiliki tingkat pekerjaan yang baik dan tidak.
6. Produksi
Sistem produksi yang kompleks juga akan terbantu dengan adanya sistem ERP. Sistem ERP akan membantu menghitung bagaimana proses produksi yang dapat berjalan dengan lebih cepat.
Proses Integrasi Sistem ERP Perusahaan
Salah satu fungsi dari menggunakan sistem ERP adalah untuk menyambungkan semua departement di dalam perusahaan. Lalu, bagaimana proses integrasi tersebut dapat berjalan dengan menggunakan sistem ERP?
1. Memasukkan Data
Awalnya, setiap divisi akan memasukkan data standar. Informasi ini akan tercetak di dalam sistem ERP. Semua divisi harus memasukkan data ini sehingga sistem ERP dapat berjalan dengan baik dan anda dapat mengetahui sistem yang sedang berjalan. Itulah kenapa semakin besar sistem ERP yang anda miliki, maka akan semakin bagus.
2. Data Dapat Dilihat
Data yang sudah dimasukkan oleh salah satu divisi dapat dilihat oleh divisi lain sehingga salah satu divisi dapat mengetahui proses pekerjaan dari divisi lain dan dapat segera bersiap untuk melaksanakan pekerjaannya.
Contohnya, divisi produksi harus menunggu stok bahan baku yang disediakan oleh divisi gudang. Sedangkan jika stok habis, divisi gudang akan menunggu divisi purchasing untuk membeli stok tersebut.
Ketika stok di gudang habis, maka data tersebut akan ada di dalam sistem ERP. Divisi purchasing bisa mengetahui hal ini dan segera membeli stok yang baru. Begitu stok sudah sampai gudang, divisi produksi akan tahu dari sistem yang sama dan akan langsung mengambilnya untuk memulai proses produksi.
Tips Memilih Jasa Sistem ERP Profesional
Butuh jasa developer profesional untuk bisa membuat sistem ERP. Pastinya anda tidak ingin salah memilih developer karena dapat merugikan dan membuat pemasangan sistem ERP tidak optimal. Karena itu, ikuti tips ini dalam memilih jasa developer sistem ERP profesional:
1. Pilih Developer Berpengalaman
Developer sistem ERP yang sudah berpengalaman pasti bisa membuat sistem ERP yang sesuai dengan kebutuhan anda, meski biaya yang anda keluarkan harus lebih mahal. Namun, anda tidak bisa percaya sepenuhnya pada developer yang menyebutnya pengalaman.
Karena itu, lihatlah portofolio developer tersebut dan periksa riwayatnya di internet. Periksa juga testimoni dari pelanggan yang pernah memakai jasa developer tersebut.
2. Pastikan Fitur yang Anda Dapatkan
Menggunakan sistem ERP berarti anda akan mendapatkan fitur yang memudahkan proses bisnis. Karena itu, tanyakan fitur apa saja yang anda dapatkan bila menggunakan sistem ERP dari developer tersebut.
Sesuaikan fitur yang anda dapatkan sesuai dengan skala bisnis dan kebutuhan anda. Jangan tergoda dengan fitur yang sebenarnya masih belum terlalu anda butuhkan.
3. Minta Uji Coba
Mintalah uji coba terlebih dahulu kepada developer tersebut karena masih ada kemungkinan sistem ERP tidak berjalan dengan sempurna. Jika memang sistem ERP tidak berjalan dengan sempurna, maka minta developer untuk memperbaikinya.
Selain itu, uji coba juga berguna untuk mengetahui apakah fitur yang mereka tawarkan akan berguna bagi bisnis anda. Bukan hanya uji coba, mintalah para developer untuk melatih karyawan anda dalam menggunakan sistem ini.
Keunggulan Menggunakan Jasa Sistem ERP Profesional
Sebenarnya ada dua pilihan ketika anda ingin membuat sistem ERP untuk bisnis anda, yaitu menggunakan jasa profesional atau membentuk divisi sendiri untuk mengembangkan sistem ERP. Namun, menggunakan jasa profesional dalam mengembangkan sistem ERP menawarkan beberapa keunggulan ini:
1. Lebih Terjamin
Bekerjasama dengan tim developer profesional yang berpengalaman, maka sistem ERP yang anda dapatkan akan lebih terjamin sehingga terbukti dapat membantu proses bisnis anda jadi lebih mudah.
2. Tidak Ribet
Membuat sistem ERP bukanlah hal yang mudah sehingga lebih baik menggunakan jasa profesional agar tidak ribet, tidak mengeluarkan biaya yang tidak perlu, dan tidak ada tenaga tidak perlu yang terbuang.
3. Tim Support
Selain itu, Anda membutuhkan tim support yang bisa menyelesaikan masalah dan membantu kendala Anda serta membantu Anda melakukan pengembangan sistem perusahaan. Dengan adanya tim support akan lebih memudahkan dan juga memandu Anda untuk penggunaan fitur pada sistem.
Tiga poin keunggulan bisa Anda dapatkan dengan bekerjasama bersama kami, Livinode menjadi salah satu jasa yang dapat memenuhi kebutuhan sistem perusahaan salah satunya sistem ERP.
Menggunakan sistem ERP untuk bisnis anda akan lebih menguntungkan daripada merugikan, asalkan anda bisa menemukan sistem ERP yang cocok untuk bisnis anda. Selain itu, pilihlah jasa pengembang sistem ERP yang berpengalaman.
Livinode membantu dalam mengembangkan kebutuhan sistem perusahaan secara keseluruhan dan tentu sangat memudahkan Anda untuk mengintegrasikan semua keperluan perusahaan dengan database yang berbasis sistem ERP.
